同窓会ギフトへの会報誌掲載の手順

工程.1：届いている会報誌掲載依頼のメールをチェック

文面例（2024.12.04の依頼分）

なお、会報誌のデータはPDFファイルになっていて、Dropboxのアップローダーを使って先方（同窓会事務局の大塚さん）が送ってきてくれているので、Dropboxから届いているメールもチェックする。

〝あなたがリクエストしたファイルを 5 member さんがアップロードしました。〟という件名のメールをチェックして、メール本文にある【新しいファイルを表示する】を選択（クリック）する。

工程.2：DJのGoogleアカウントへログイン＆Dropboxのアップローダーをチェック

DJのGoogleアカウントに整備されているので、まずはGoogleアカウントにログインする。

手順

Dropboxにログイン

サイドバーからファイルリクエスト > ThreeDesignを選択

更新日時を確認してアップロードされているファイルを選択してダウンロード

ダウンロードしたファイルをチェック

複数のファイルを一括でダウンロードした場合は圧縮されているので解凍する

解凍したフォルダのPDFファイル全てをAdobe Acrobatで開いておく

工程.3：会報誌のデータをリスト化

同窓会会報誌の管理シートを開く

前回作業したシートのタブを選択して〝コピーを作成〟を選択してシートをコピーする

コピーしたタブは会報誌のデータを受け取った日付に修正する

メールをチェックしながら、開いている会報誌のPDFデータを確認して公開順にリストを作成

学校名などは過去のシートを開いてコピーペーストすると楽

工程.4：会報誌のデータからTOPICSを抽出後、ファイル名を変更して保存

Adobe Acrobatで開いている会報誌のデータをチェック

同窓会ごとに３つTOPICSを抽出する

抽出するTOPICSは、Googleの検索キーワードを意識して学校行事や同窓会の開催情報などを拾い出す

例：長野県立松代高等学校同窓会会報第35号の場合

• 松代高校創立120周年記念事業
• 令和6年度定時総会開催
• 佐久間象山の銅像と茶室の移設

TOPICSを抽出したら、別名で保存し直しておく

その時付けるファイル名は、サイトに掲載順と同窓会名と会報誌の号数に設定

保存先は新しいフォルダを作成してその中に入れる

工程.5：会報誌のデータをPDFからpngに変更

ファイル名を変更して保存し直した会報誌のPDFデータをpng形式のファイルに変更することで、画像加工をスムーズにする

1番目の会報誌を選択

Acrobatの〝ファイル〟から〝PDFを書き出し〟＞〝画像〟＞〝png〟を選択（クリック）、

保存先の指定を求められるので、先に〝名前：〟の項目の同窓会名をコピーして、〝新規フォルダ〟を選択（クリック）

新規フォルダ名を順番＋同窓会名＋会報誌の号数に設定して〝作成〟を選択（クリック）

〝保存〟を選択（クリック）

画像が書き出されたフォルダを確認して問題無く、pngデータが書き出されているか？をチェックして、残りの会報誌も全てpngデータに書き出しておく。

全ての会報誌のPDFデータをpngデータに書き出しが完了したら、フォルダをチェック

工程.6：Canvaにフォルダを作成して書き出したpngデータをアップロード

ここからは、サイトに掲載するサムネイルを作成していきます。

Canvaを開く

プロジェクト＞フォルダーで〝＋新しく追加〟でフォルダを作成

フォルダ名と階層は、まず〝作業日＋同窓会会報誌〟でフォルダーを作成

2024.12.08に作業している場合は、〝20241208同窓会会報誌〟という名称のフォルダを作成

作成した、〝20241208同窓会会報誌〟というフォルダ内に更に同窓会ごとのフォルダを作成

作成していく同窓会ごとのフォルダ名は〝掲載順＋同窓会名称＋号数〟に設定

掲載する予定の全ての同窓会ごとのフォルダが出来たらその中に、工程.5で書き出したpngデータをアップロードしていく

アップロードには一定の時間を要するので、タブで新しくCanvaを開いて作成したフォルダを開き、アップロードを繰り返せば時短になる

工程.7：Canvaでサムネイルを作成

1番目の会報誌の同窓会のフォルダを開き、〝デザインを作成〟から〝カスタムサイズ〟でアートボードを作成。

作成するサイズは、w1500px　h1061pxの白銀比

サムネイルの名称を付ける

付ける名称は、〝掲載順＋同窓会名称＋号数〟に設定

サイドバーから〝デザイン〟で〝テンプレートを検索〟BOXに〝school〟や〝学校〟といったキーワードで良さげな背景を選択する

この時、選ぶ背景としては同窓会の属性を考慮する

例えば、工業高等学校であれば工業っぽい、機械っぽい背景など

なお、ここは余りこだわらなくても良い

注意点は全ての同窓会は別々の背景に設定する

→背景を全て別々にする理由は、サムネイルなのでサイト上で会報誌の記事が並んだ時に判別しやすいようにするため

選択した背景の不要な要素を削除

サイドバーから〝プロジェクト〟を選択（クリック）

〝フォルダー〟を選択（クリック）して、1番目の同窓会のフォルダーを選択（クリック）

フォルダー内に工程.6でアップロードした画像が入っているのを確認して、写真が多く掲載されているページを3ページほど、アートボード内に配置していく

卒業生へのインタビューや在校生へのインタビュー記事などのページが良い

配置時のポイントで画像にシャドウをかけると良い感じになる

配置したページ内に決算報告などの数字や明らかな個人情報が掲載されている場合は、〝素材〟から図形で四角形などを上に置き隠す

調整が終わったら、〝ファイル〟＞〝ダウンロード〟を選択（クリック）して、〝ファイルの種類〟を〝JPG〟にして〝ダウンロード設定を保存〟にチェックを入れてダウンロード

2番目、3番目の同窓会会報誌も同様にサムネイルを制作していく

全ての同窓会会報誌のサムネイルの制作が完了して、ダウンロードが出来たらダウンロードしたサムネイルをチェック

チェックポイントは、決算数字や明らかな個人情報が隠されているか？どうか。

工程.8：制作したサムネイルをGooglePhotoにアップロード

Googleフォトを開く

アルバムを作成して、〝日付＋会報誌〟で新しいアルバムを作成する

例えば、作成した日が2024/12/08の場合は、〝2024.12.08会報誌〟とする

〝写真を追加〟から工程.7で作成したサムネイルをアップロードする

アップロードが完了したら、〝共有アイコン〟を選択（クリック）してリンクを作成

作成したリンクをコピーしておく

Firefoxの〝新規プライベートウィンドウ〟を開いて、握っているリンクをペーストする

作成したアルバムを開いておく

Googleフォトへアップロードしたサムネイル画像は、まとめて同窓会会報誌のフォルダへ移して置き、保存しておく。

工程.9：アルバムから画像URLをコピーして〝同窓会ギフト管理シート〟に入れていく

Firefoxの〝新規プライベートウィンドウ〟で開いているアルバム内の画像（サムネイル）をそれぞれ個別のタブで開く

1番目のサムネイル画像内で右クリックして、〝画像のリンクをコピー〟を選択（クリック）

〝同窓会ギフト管理シート〟の〝画像URL〟にペースト

2番目から残りのサムネイル画像も同様の手順を踏む

工程.10：同窓会ギフトの公式サイトにログインして過去記事を複製（コピー）

同窓会ギフトの公式サイト：https://dsgift.jp/b/wp-admin/ にログインする

〝同窓会ギフト管理シート〟から同窓会名をコピーして、〝投稿〟の編集画面で検索して過去記事を見つける

過去記事から今回、会報誌を掲載する同窓会を探して記事を複製（コピー）する

この時、過去記事が無い場合、新規の同窓会の場合は最新の同窓会会報誌の記事を複製（コピー）する
→複製（コピー）したら誤って公開中の記事を編集しないようにコピーした記事の名称の変更だけ先にしておく

工程.11：複製した記事の内容を新しいものに変更していく

1番目の同窓会から順番に複製（コピー）した記事の編集を選択（クリック）して編集画面を開く

パーマリンクの最後に編集した年を入れる。2024年12月に編集した場合は〝2024〟を付ける

記事のサムネイルを変更する

〝Featured image〟から〝Remove external image〟をクリックして、以前の記事のサムネイル画像URLをリセット

〝同窓会ギフト管理シート〟の〝画像URL〟から新しいサムネイル画像のURLをコピーして貼り付けして〝下書き保存〟

記事中のh2タイトルの号数を更新する

記事中に同窓会名＋会報誌＋号数のh2タイトルがあるのでその部分の号数を更新する

項目が存在しない場合は新たに追加しておく

例：

<h2>東北大学艮陵同窓会 関東連合会 東京支部・会報誌・58号</h2>

記事中のTOPICSを今回の会報誌のものに差し替える

記事中のTOPICSの箇所には太字タグが入っているのでその部分を差し替え

〝同窓会ギフト管理シート〟のTOPICSの項目からTOPICSをひとつずつコピーして、記事中のTOPICSの部分にペースト

また、一部TOPICSの項目そのものが無い場合もあるが、その場合は新たにTOPICSの項目を追加しておく

記事の修正が完了したら、〝下書き保存〟を選択（クリック）して、〝投稿をプレビュー〟で実際の記事の見え方をチェック

おかしな箇所や修正が出来ていない箇所があれば修正する

2番目以降の同窓会会報誌の複製（コピー）した記事も同様の手順で修正していく

全ての記事は〝下書き保存〟しておく

工程.12：公開準備を整える

1番目の記事から順番に全ての記事の公開準備を整えていく

〝タグ〟の項目に〝学校名〟と〝学校名＋同窓会名〟が入っているかをチェック

例：記事タイトルが〝長野県松代高等学校同窓会 会報誌発刊のご案内〟の場合は、〝長野県松代高等学校〟と〝長野県松代高等学校同窓会〟が入ってること

〝メタキーワード〟に〝学校名＋同窓会〟〝学校名〟〝学校名＋同窓会＋会報誌〟と入っているか？チェック

例：記事タイトルが〝東京都立田無工業高等学校 同窓会の会報誌発刊のご案内〟の場合は、〝東京都立田無工業高等学校同窓会,東京都立田無工業高等学校,東京都立田無工業高等学校同窓会会報誌〟

〝メタディスクリプション〟に下記の文言が入っているか？をチェック

〝メタキーワード〟に入れたキーワードをコピーして、〝Twitter（X）タグ〟に貼り付ける

全て出来たら〝下書き保存〟を選択（クリック）して保存しておく

工程.13：記事の公開日時を設定しておく

1番目の記事はこの後直ぐに一般公開

2番目以降の記事はそれぞれ3日〜5日間程度の間隔を空ける

間隔を空ける理由は、GoogleのSEO対策のため

例：1番目の記事（長野県松代高等学校同窓会）を2024/12/08に公開したら、2番目の記事（東京都立多摩工科高等学校 同窓会）は2024/12/13に予約投稿、3番目の記事（東京都立田無工業高等学校 同窓会）は、2024/12/16に予約投稿、4番目の記事（東北大学艮陵同窓会 関東連合会 東京支部）は、2024/12/19に予約投稿、5番目の記事（東京都立城東高等学校 城友会）は、2024/12/24に予約投稿といった具合に

個別の記事の編集画面の〝公開〟の項目の〝すぐに公開する〟の〝編集〟を選択（クリック）して、公開する日時を入力。

時間帯は夕方の18時から22時の間にランダムに設定する

⇒公開の予定は管理シートで初回を入力したら2番目以降のタイミングが自動入力されるようになっているので、それでスケジュールを把握する。
もし別途公開のタイミングなどが同窓会事務局から連絡があれば、適宜調整する。

工程.14：一般公開した1番目の記事のお問合せフォームの検証

1番目の記事は直ぐに公開するので、公開直後にお問合せフォームからダミーでお問合せをして、問題無くお問合せが出来るか？検証する

公開した記事を確認して、URLをコピーする

Firefoxを開いて、コピーしたURLを開く

Firefoxの新しいタブを開き、普段使用していないGoogleアカウントでログインしてGmailを開いておく

Firefoxで開いた公開済みの記事のお問合せフォームからダミーのお問合せの項目を入れて送信する

問題無く、送信出来たかどうか？自身のGmailにお問合せしましたというメールが届いているか？どうかを検証する

工程.15：公開した記事及び予約投稿した記事のURLを〝同窓会ギフト管理シート〟に転記

公開した記事のURL（一般の方が見えるURLで編集画面のURLではない）と予約投稿した記事のURLを〝同窓会ギフト管理シート〟に転記する

既に一般公開した記事はURLをそのままコピーして、〝同窓会ギフト管理シート〟の〝掲載URL〟にペーストする

予約投稿した記事は、個別記事の編集画面の〝パーマリンク〟のURLをクリックして開いたページのURLをコピーして、〝同窓会ギフト管理シート〟の〝掲載URL〟にペーストする

制作した記事全てのURLを転記しておく。

工程.16：一般公開した記事から順番にXで配信する

Xを開き、〝にほんの同窓会〟のXアカウント（https://twitter.com/nitidoukai）でログインする。

下記のフォーマットで同窓会名を修正して投稿する。

なお、予約投稿している記事は一般公開後にXで配信する。時期は多少遅れても問題無い。

工程.17：会報誌発刊の記事制作の連絡を入れる

〝にほんの同窓会のメーリングリスト（nitidoukai@googlegroups.com）〟に会報誌発刊の記事を制作したという連絡を入れる。

1番目の記事は既に公開しているので、直ぐにメールを書いて送る。

メールの文章は下記の通り

予約投稿している記事は、公開後にメールが届くようにメール文だけ先に記述しておき、送信日時を一般公開後に設定しておく。

以上。